Quick check
Controleer vóórdat je echte boekingen ontvangt of onderstaande onderdelen zijn ingesteld:
- De afzendernaam en het afzenderadres zijn correct.
- Het antwoordadres is een bestaande en gecontroleerde mailbox.
- De gast ontvangt een bevestiging van de boekingsaanvraag.
- De gast ontvangt een betalingsbevestiging.
- De gast ontvangt een definitieve bevestiging nadat de boeking is geaccepteerd.
- De gast ontvangt vóór aankomst praktische informatie.
- De gast ontvangt na vertrek een verzoek om een beoordeling.
- Voor annuleringen is een handmatige e-mailtemplate beschikbaar.
- Alle dynamische gegevens, datums en bedragen worden correct ingevuld.
- Testmails komen niet in de spammap terecht.
- Terugbetalingen zijn getest via de gekoppelde betaalprovider.
Het verschil tussen een aanvraag, betaling en bevestigde boeking
Een nieuwe boeking doorloopt verschillende stappen. Het is belangrijk dat de gast bij iedere stap de juiste informatie ontvangt.
Een boekingsaanvraag betekent dat het formulier succesvol is verzonden. Een succesvolle betaling betekent dat het bedrag is ontvangen. Pas nadat de beheerder de boeking accepteert, is de reservering definitief bevestigd.
Gebruik daarom verschillende e-mails voor:
- Het ontvangen van de boekingsaanvraag.
- Het ontvangen van de betaling.
- Het definitief accepteren van de boeking.
- Praktische informatie voor aankomst.
- Een verzoek om een beoordeling na vertrek.
- Een eventuele annulering en terugbetaling.
Zo weet de gast altijd wat de actuele status van de reservering is.
Algemene e-mailinstellingen
Gebruik bij alle berichten dezelfde betrouwbare afzendergegevens.
Aanbevolen instellingen:
- From Name: naam van de accommodatie.
- From Email: een adres zoals
booking@jouwdomein.nl.
- Reply To: een mailbox die regelmatig wordt gecontroleerd, zoals
hello@jouwdomein.nl.
- Send To: het e-mailadres dat de gast in het boekingsformulier heeft ingevuld.
Controleer of het afzenderadres echt bestaat en correct kan verzenden. Laat daarnaast SPF, DKIM en DMARC voor het domein instellen. Dit verkleint de kans dat boekingsmails in de spammap terechtkomen.
1. Bevestiging van de boekingsaanvraag
Deze e-mail wordt automatisch verzonden zodra een gast het boekingsformulier heeft ingediend.
Gebruik hiervoor de trigger:
- When the booking is created
De e-mail moet duidelijk vermelden dat de aanvraag is ontvangen, maar nog niet noodzakelijk definitief is geaccepteerd.
Neem minimaal op:
- Het boekingsnummer.
- De naam van de accommodatie.
- De aankomst- en vertrekdatum.
- Het aantal nachten.
- De gegevens die de gast heeft ingevuld.
- Een korte uitleg over de volgende stap.
Gebruik woorden zoals “aanvraag ontvangen” en vermijd op dit moment termen zoals “definitief bevestigd”, tenzij boekingen daadwerkelijk automatisch worden geaccepteerd.
2. Bevestiging van de betaling
Deze e-mail wordt verzonden zodra de volledige betaling is ontvangen of de boeking handmatig als betaald wordt gemarkeerd.
Gebruik hiervoor de trigger:
- When the final payment is made or booking is marked as paid
Neem minimaal op:
- Het boekingsnummer.
- Het ontvangen bedrag.
- De betaalmethode.
- De aankomst- en vertrekdatum.
- Een vermelding dat betaling niet automatisch hetzelfde hoeft te betekenen als definitieve acceptatie.
Controleer bij deelbetalingen goed of de mail niet ten onrechte zegt dat het volledige bedrag is voldaan.
3. Definitieve bevestiging van de boeking
Wanneer boekingen eerst handmatig worden gecontroleerd, moet de gast na acceptatie een aparte bevestiging ontvangen.
Gebruik hiervoor een automatische notificatie met de trigger:
- When the booking is accepted
Is deze notificatie niet ingesteld, zet dan bij het accepteren de optie Send an email to the customer aan en laad handmatig de acceptatietemplate.
Gebruik niet beide methodes tegelijk. Anders kan de gast twee bevestigingsmails ontvangen.
Een acceptatiemail bevat minimaal:
- Een duidelijke vermelding dat de boeking definitief is bevestigd.
- Het boekingsnummer.
- De aankomst- en vertrekdatum.
- Het aantal nachten.
- Een uitleg over eventuele vervolginformatie.
- De contactgegevens van de accommodatie.
4. Praktische informatie vóór aankomst
Stuur enkele dagen voor aankomst automatisch een bericht met alle praktische informatie. Zeven dagen voor aankomst is voor veel vakantieverblijven een geschikt moment.
Gebruik hiervoor de trigger:
- Before the booking starts
- Stel het verzendmoment bijvoorbeeld in op zeven dagen voor aankomst.
Neem onder andere op:
- Adres en routebeschrijving.
- Inchecktijd en uitchecktijd.
- Instructies voor sleuteloverdracht of toegang.
- Parkeerinformatie.
- Wifi-informatie, indien gewenst.
- Contactgegevens voor vragen of noodgevallen.
- Eventuele huisregels.
- Informatie over de borg.
- Wat de gast zelf moet meenemen.
Zet gevoelige toegangscodes alleen in deze mail wanneer dat verantwoord is. Wijzig codes regelmatig en zorg dat ze niet onnodig vroeg worden gedeeld.
5. Verzoek om een beoordeling
Stuur na het verblijf een korte bedankmail. Twee dagen na vertrek is meestal een geschikt moment.
Gebruik hiervoor de trigger:
- After the booking ends
- Stel het verzendmoment bijvoorbeeld in op twee dagen na vertrek.
Neem op:
- Een bedankje voor het verblijf.
- Een directe link naar Google, Tripadvisor of het gewenste beoordelingsplatform.
- Een kort verzoek om eventuele problemen rechtstreeks te melden.
- Eventueel een uitnodiging om later opnieuw te boeken.
Maak het proces eenvoudig. Eén duidelijke knop naar de gewenste beoordelingspagina werkt beter dan verschillende losse links.
6. Annulering en terugbetaling
WP Booking System biedt niet altijd een automatische trigger voor een verwijderde of geannuleerde boeking. Daarom moet deze communicatie doorgaans handmatig worden verstuurd.
Gebruik deze volgorde:
- Open de betreffende boeking.
- Controleer de betaalstatus en de annuleringsvoorwaarden.
- Voer de overeengekomen terugbetaling uit.
- Open Email Customer.
- Laad de template voor annulering en terugbetaling.
- Controleer de tekst, bedragen en datums.
- Verstuur de e-mail.
- Maak de geboekte datums opnieuw beschikbaar.
- Verwijder daarna pas de boeking.
De annuleringsmail bevat minimaal:
- Het boekingsnummer.
- De bevestiging dat de boeking is geannuleerd.
- De oorspronkelijke aankomst- en vertrekdatum.
- Het terugbetaalde bedrag.
- De gebruikte betaalmethode.
- De verwachte verwerkingstijd van de refund.
- Contactgegevens voor vragen.
Een terugbetaling via Stripe of een andere betaalprovider verstuurt mogelijk een apart betaalbewijs. Vertrouw hier niet uitsluitend op; stuur ook altijd een duidelijke annuleringsbevestiging vanuit het boekingssysteem.
Terugbetalingen uitvoeren
Verwijder een betaalde boeking nooit voordat de terugbetaling is geregeld. Het verwijderen van een boeking betekent niet automatisch dat de betaling wordt teruggestort.
Bij een volledige annulering:
- Open Payment Details.
- Controleer het ontvangen bedrag.
- Klik op Refund.
- Vul het afgesproken bedrag in.
- Bevestig de terugbetaling.
- Controleer of de refund in WP Booking System én bij de betaalprovider zichtbaar is.
Als een aparte waarborgsom is geïnd, kan deze afzonderlijk moeten worden terugbetaald. Controleer altijd dat de som van alle refunds overeenkomt met het bedrag dat de gast moet terugkrijgen.
Een terugbetaling kan enkele werkdagen nodig hebben voordat deze op de rekening van de gast zichtbaar is.
E-mailtemplates gebruiken
Onder WP Booking System → Settings → Email kunnen herbruikbare berichttemplates worden gemaakt.
Maak minimaal templates voor:
- Definitieve boekingsbevestiging.
- Annulering en terugbetaling.
- Eventueel een persoonlijk antwoord op veelgestelde vragen.
Laat een template alleen automatisch laden als deze in vrijwel iedere situatie geschikt is. Bij verschillende handelingen, zoals accepteren en annuleren, is het veiliger om de juiste template handmatig te selecteren.
Controleer vóór verzending altijd:
- Of de juiste gast is geselecteerd.
- Of het onderwerp is ingevuld.
- Of de juiste template is geladen.
- Of alle dynamische tags correct zijn vervangen.
- Of de boekingsdetails zijn toegevoegd.
- Of bedragen en datums kloppen.
Dynamische gegevens gebruiken
Dynamische tags worden automatisch vervangen door de gegevens van de betreffende boeking.
Veelgebruikte tags zijn:
{Booking ID}{Start Date}{End Date}{Number of Nights}{Calendar Title}{Total Amount}{Security Deposit}{Order Details}
Gebruik alleen tags die daadwerkelijk in WP Booking System beschikbaar worden weergegeven. Typ geen zelfbedachte tags, want deze kunnen als gewone tekst in de e-mail blijven staan.
Welke e-mails moeten automatisch worden verstuurd?
Een aanbevolen basisconfiguratie is:
- Beheerder nieuwe boeking: wanneer de boeking wordt aangemaakt.
- Gast aanvraag ontvangen: wanneer de boeking wordt aangemaakt.
- Gast betaling ontvangen: wanneer de betaling is voltooid.
- Gast boeking bevestigd: wanneer de boeking wordt geaccepteerd.
- Gast aankomstinformatie: zeven dagen voor aankomst.
- Gast beoordelingsverzoek: twee dagen na vertrek.
Annuleringen en refunds kunnen beter handmatig worden gecontroleerd en verstuurd, omdat het terug te betalen bedrag per situatie kan verschillen.
Dubbele e-mails voorkomen
Controleer of dezelfde gebeurtenis niet door meerdere notificaties wordt gebruikt.
Veelvoorkomende oorzaken van dubbele e-mails zijn:
- Een automatische acceptatiemail én de handmatige optie Send an email when accepting gebruiken.
- Twee actieve notificaties met dezelfde trigger.
- Zowel WP Booking System als een andere plug-in dezelfde betalingsmail laten versturen.
- Een testboeking meerdere keren accepteren of als betaald markeren.
Kies per gebeurtenis één hoofdmail. Een aparte ontvangstbevestiging van Stripe is geen probleem, zolang duidelijk is dat dit uitsluitend een betalingsbewijs is.
Alles testen vóór livegang
Voer minimaal één volledige testboeking uit. Gebruik bij voorkeur de test- of sandboxmodus van de betaalprovider.
Test de volgende volledige route:
- Selecteer beschikbare datums.
- Vul het boekingsformulier in.
- Rond een testbetaling af.
- Controleer de boekingsaanvraag bij de beheerder.
- Controleer de aanvraagbevestiging bij de gast.
- Controleer de betalingsbevestiging.
- Accepteer de boeking.
- Controleer de definitieve acceptatiemail.
- Controleer of de datums als bezet worden weergegeven.
- Voer een refund uit.
- Verstuur de annuleringsmail.
- Verwijder de boeking.
- Controleer of de datums weer beschikbaar zijn.
Controleer de inhoud van iedere testmail
Controleer iedere ontvangen e-mail op:
- Juiste afzendernaam.
- Juiste afzender en antwoordadres.
- Correcte naam van de gast.
- Correct boekingsnummer.
- Correcte aankomst- en vertrekdatum.
- Correct aantal nachten.
- Correct bedrag en betaalstatus.
- Werkende links.
- Goede weergave op mobiel.
- Duidelijke vervolgstappen.
- Correcte spelling en taal.
- Geen zichtbare, niet-vervangen dynamische tags.
Controleer ook de spammap en test bij voorkeur met adressen van verschillende providers, bijvoorbeeld Gmail en Outlook.
Werkwijze voor de beheerder
Bij iedere nieuwe boeking volgt de beheerder deze stappen:
- Open de boeking.
- Controleer gastgegevens, datums, aantal personen en eventuele opmerkingen.
- Controleer de betaalstatus.
- Controleer of er geen dubbele boeking bestaat.
- Accepteer de boeking.
- Controleer of de definitieve bevestigingsmail is verstuurd.
- Voeg indien nodig interne notities toe.
Bij een annulering:
- Controleer de annuleringsvoorwaarden.
- Bereken het terug te betalen bedrag.
- Voer de refund uit.
- Controleer de refundstatus.
- Verstuur de annuleringsmail.
- Maak de datums weer beschikbaar.
- Verwijder daarna pas de boeking.
Periodieke controle
Controleer het boekingssysteem regelmatig, ook wanneer alles eenmaal goed werkt.
Let daarbij op:
- Of geplande e-mails daadwerkelijk worden verstuurd.
- Of nieuwe berichten in de spammap terechtkomen.
- Of de betaalprovider verbonden blijft.
- Of boekingsprijzen, toeslagen, belastingen en borg correct zijn.
- Of aankomstinformatie nog actueel is.
- Of links naar beoordelingen nog werken.
- Of WordPress, WP Booking System en de betaalmodules up-to-date zijn.
Voer na grote updates altijd opnieuw een testboeking uit. Daarmee voorkom je dat technische wijzigingen ongemerkt invloed hebben op boekingen, betalingen of e-mails.
