Quick check
Voordat je PayPal activeert, heb je het volgende nodig:
- Een eigen PayPal Business-account.
- Een geverifieerd Stripe-account als PayPal via Stripe loopt.
- Een gekoppelde zakelijke bankrekening.
- WP Booking System met Pricing ingeschakeld.
- Correct ingestelde prijzen, toeslagen en eventuele borg.
- Een Payment Method-veld in het gebruikte boekingsformulier.
- Toegang tot WordPress en de betaalomgeving.
- Een mogelijkheid om een volledige testboeking en refund uit te voeren.
Waarom PayPal aanbieden?
PayPal is vooral interessant voor internationale gasten. Veel mensen hebben al een PayPal-account en hoeven tijdens het boeken niet opnieuw hun kaartgegevens in te voeren.
Het aanbieden van PayPal kan de betaaldrempel verlagen, maar het is geen vervanging voor andere betaalmethodes. Voor een internationale vakantiewoning adviseren we meestal een combinatie van:
- Creditcard en debitcard.
- Apple Pay en Google Pay.
- iDEAL of Wero voor Nederlandse gasten.
- Bancontact voor Belgische gasten.
- PayPal voor gasten die graag met hun PayPal-account betalen.
Twee manieren om PayPal te koppelen
PayPal kan op twee manieren worden gebruikt met WP Booking System:
- PayPal activeren binnen Stripe.
- De officiële PayPal Payments-add-on van WP Booking System gebruiken.
Welke methode het beste is, hangt af van de bestaande betaalconfiguratie. Als Stripe al voor de andere betaalmethodes wordt gebruikt, is PayPal via Stripe vaak de overzichtelijkste oplossing.
PayPal via Stripe gebruiken
Wanneer PayPal via Stripe wordt aangeboden, blijft Stripe de centrale omgeving voor betalingen. De boeking wordt in WP Booking System gemaakt, Stripe verwerkt de betaling en de gast rekent af via PayPal.
Deze methode heeft als voordeel dat kaartbetalingen, lokale betaalmethodes en PayPal grotendeels vanuit dezelfde omgeving kunnen worden beheerd.
PayPal via Stripe is alleen beschikbaar voor geschikte Stripe-accounts en ondersteunde landen. Controleer daarom eerst in het Stripe-dashboard of PayPal als betaalmethode wordt aangeboden.
Wat moet de verhuurder zelf regelen?
Het Stripe- en PayPal-account moeten van de verhuurder of de verhurende onderneming zijn. Gebruik hiervoor nooit het persoonlijke account van de websitebouwer.
De verhuurder moet zelf:
- Een PayPal Business-account hebben of aanmaken.
- De identiteit en eventuele bedrijfsgegevens verifiëren.
- Een zakelijke bankrekening koppelen.
- Inloggen bij Stripe en PayPal.
- De koppeling tussen beide accounts goedkeuren.
- De financiële voorwaarden accepteren.
- Bepalen waar PayPal-inkomsten worden beheerd.
- Uitbetalingen, refunds en eventuele geschillen controleren.
Hosting Guests kan helpen met de technische inrichting, maar kan de financiële verificatie en voorwaarden niet namens de verhuurder afronden.
PayPal activeren in Stripe
Log in op het Stripe-account dat de betalingen voor de accommodatie ontvangt.
Volg daarna deze stappen:
- Open de instellingen voor betaalmethodes.
- Zoek PayPal bij de beschikbare digitale wallets.
- Klik op inschakelen.
- Kies waar de PayPal-inkomsten moeten worden vereffend.
- Klik op ‘Koppelen met PayPal’.
- Log in met het PayPal Business-account van de verhuurder.
- Accepteer de gevraagde machtigingen.
- Keer terug naar Stripe.
- Controleer of PayPal als actief wordt weergegeven.
De exacte benamingen kunnen verschillen wanneer Stripe de interface bijwerkt.
Waar moeten PayPal-inkomsten terechtkomen?
Bij het activeren kan Stripe vragen waar de PayPal-inkomsten moeten worden vereffend.
Je kunt doorgaans kiezen uit:
- PayPal-inkomsten met het Stripe-saldo verrekenen.
- Inkomsten in het PayPal-saldo laten staan.
Wanneer je het Stripe-saldo gebruikt, worden PayPal-inkomsten op een vergelijkbare manier als andere Stripe-betalingen beheerd. Dit maakt uitbetalingen, rapportage en refunds meestal overzichtelijker.
Wanneer het geld in PayPal blijft staan, moet de verhuurder het saldo en de uitbetalingen afzonderlijk in PayPal beheren. Ook de administratie wordt dan verdeeld over Stripe en PayPal.
Voor verhuurders die Stripe al als centrale betaalomgeving gebruiken, is vereffening via het Stripe-saldo meestal de eenvoudigste keuze.
Wat stelt Hosting Guests in?
Nadat PayPal in Stripe is gekoppeld, kan Hosting Guests de technische instellingen in WordPress controleren en afronden.
Wij kunnen helpen met:
- Controleren of Stripe correct aan WP Booking System is gekoppeld.
- PayPal binnen de Stripe-betaalmethodes activeren.
- Controleren of het juiste boekingsformulier wordt gebruikt.
- Het Payment Method-veld toevoegen of aanpassen.
- Controleren of PayPal op de boekingspagina verschijnt.
- Prijzen, belastingen, toeslagen en borg controleren.
- Boekings- en betaalmails nalopen.
- Een volledige testboeking uitvoeren.
- Een refund testen.
- Controleren of geannuleerde datums weer beschikbaar worden.
PayPal zichtbaar maken in het boekingsformulier
Een actieve betaalmethode wordt niet altijd automatisch in het boekingsformulier getoond.
Controleer in WP Booking System:
- Ga naar de formulieren.
- Open het formulier dat op de boekingspagina wordt gebruikt.
- Controleer of het Payment Method-veld aanwezig is.
- Controleer of Stripe als betaalmethode actief is.
- Controleer of PayPal binnen de Stripe-instellingen is toegestaan.
- Sla het formulier op.
- Wis eventueel de website- en servercache.
- Open de boekingspagina in een privévenster.
Volgens de documentatie van WP Booking System wordt een betaling pas correct aangemaakt en opgeslagen als het Payment Method-veld aan het formulier is toegevoegd.
PayPal rechtstreeks koppelen aan WP Booking System
WP Booking System heeft ook een afzonderlijke PayPal Payments-add-on. Hiervoor moet de juiste add-on binnen de licentie beschikbaar en geïnstalleerd zijn.
De globale werkwijze is:
- Ga naar WP Booking System.
- Open Add-ons.
- Installeer en activeer de PayPal Payments-add-on.
- Ga naar Settings.
- Open Payment Gateways.
- Kies PayPal.
- Voeg de benodigde PayPal API-gegevens toe.
- Activeer PayPal.
- Voeg het Payment Method-veld aan het boekingsformulier toe.
- Test de volledige betaling.
Voor de benodigde API-gegevens moet de verhuurder inloggen op de PayPal Developer-omgeving en daar een app aanmaken of de juiste gegevens ophalen.
De API-gegevens mogen niet via WhatsApp of gewone e-mail worden gedeeld. Gebruik een veilige overdracht of laat de verhuurder de gegevens zelf invullen tijdens een gezamenlijke sessie.
PayPal via Stripe of rechtstreeks koppelen?
PayPal via Stripe is meestal geschikt wanneer:
- Stripe al voor andere betaalmethodes wordt gebruikt.
- De verhuurder betalingen centraal wil beheren.
- PayPal in het betreffende Stripe-account beschikbaar is.
- Uitbetalingen en refunds bij voorkeur via Stripe worden beheerd.
Een rechtstreekse PayPal-koppeling kan geschikt zijn wanneer:
- Stripe geen PayPal aanbiedt voor het account of land.
- De verhuurder PayPal volledig afzonderlijk wil beheren.
- De benodigde WP Booking System-add-on beschikbaar is.
- De administratie bewust tussen PayPal en andere providers wordt verdeeld.
Gebruik niet zonder reden beide routes tegelijk. Anders kan PayPal dubbel op de betaalpagina verschijnen of ontstaat onduidelijkheid over waar betalingen en refunds worden beheerd.
Prijzen controleren vóór de test
Voordat je een betaling uitvoert, moet de volledige prijsberekening kloppen.
Controleer:
- De prijs per nacht.
- Het aantal berekende nachten.
- Seizoens- en weekendtarieven.
- Schoonmaakkosten.
- Toeristenbelasting.
- Kortingen.
- Eventuele kosten per gast.
- De aanbetaling.
- Het resterende bedrag.
- De borg.
- De uiteindelijke totaalprijs.
Voer geen echte testbetaling uit voordat het totaalbedrag op de bevestigingspagina correct wordt weergegeven.
PayPal testen
Gebruik waar mogelijk een sandbox- of testomgeving. Als dat niet mogelijk is, kan tijdelijk een laag testbedrag worden ingesteld.
Voer vervolgens deze test uit:
- Open de boekingspagina in een privévenster.
- Selecteer beschikbare testdatums.
- Controleer het aantal nachten en het totaalbedrag.
- Vul het boekingsformulier in.
- Kies PayPal als betaalmethode.
- Rond de betaling af.
- Controleer of je naar de echte PayPal-betaalomgeving wordt doorgestuurd.
- Controleer of de betaling in Stripe of PayPal verschijnt.
- Controleer of WP Booking System de boeking als betaald toont.
- Controleer of de geboekte datums worden geblokkeerd.
- Controleer de e-mails aan gast en beheerder.
- Accepteer de boeking en controleer de bevestigingsmail.
- Voer een testrefund uit.
- Verwijder de testboeking.
- Maak de datums weer beschikbaar.
- Herstel de normale prijzen.
Een PayPal-betaling terugbetalen
Het verwijderen van een boeking zorgt niet automatisch voor een refund.
Gebruik bij een annulering deze volgorde:
- Open de boeking in WP Booking System.
- Ga naar Payment Details.
- Controleer het betaalde bedrag en de gebruikte betaalmethode.
- Bereken het bedrag dat volgens de voorwaarden moet worden terugbetaald.
- Voer de refund uit.
- Controleer of de refund in Stripe of PayPal zichtbaar is.
- Stuur de gast een annulerings- en refundbevestiging.
- Maak de geboekte datums opnieuw beschikbaar.
- Verwijder daarna pas de boeking.
Als er ook een borg is betaald, controleer dan of die afzonderlijk moet worden terugbetaald. Controleer altijd of de som van alle refunds overeenkomt met het bedrag dat de gast moet terugkrijgen.
E-mails bij PayPal-betalingen
Een gast kan bij een boeking verschillende berichten ontvangen:
- Een bevestiging dat de boekingsaanvraag is ontvangen.
- Een bevestiging dat de betaling is geslaagd.
- Een definitieve bevestiging nadat de boeking is geaccepteerd.
- Een apart betaalbewijs van PayPal of Stripe.
- Praktische informatie vóór aankomst.
- Een verzoek om een beoordeling na vertrek.
Voorkom dat meerdere berichten allemaal zeggen dat de boeking “bevestigd” is. Gebruik een duidelijke status per e-mail:
- Aanvraag ontvangen.
- Betaling ontvangen.
- Boeking definitief geaccepteerd.
Bij een annulering verstuur je eerst handmatig een duidelijke annulerings- en refundbevestiging. Daarna kan de boeking worden verwijderd.
Veelvoorkomende problemen
PayPal wordt niet getoond
Controleer:
- Of PayPal actief staat in Stripe of de PayPal-add-on.
- Of de koppeling met het PayPal Business-account is voltooid.
- Of het Payment Method-veld in het formulier staat.
- Of de gebruikte valuta wordt ondersteund.
- Of live- en testinstellingen niet door elkaar lopen.
- Of de websitecache is gewist.
De PayPal-koppeling blijft in behandeling
Controleer of:
- Alle bedrijfsgegevens zijn ingevuld.
- Het PayPal-e-mailadres is bevestigd.
- De identiteit is geverifieerd.
- De gevraagde machtigingen zijn geaccepteerd.
- Stripe of PayPal aanvullende informatie vraagt.
De betaling is zichtbaar, maar de boeking niet
Controleer:
- Of de betaling daadwerkelijk is voltooid.
- Of WP Booking System de juiste betaalconfiguratie gebruikt.
- Of het Payment Method-veld aan het juiste formulier is toegevoegd.
- Of de gast na betaling correct naar de website is teruggestuurd.
- Of er foutmeldingen in de betaal- of boekingsgegevens staan.
PayPal verschijnt twee keer
Controleer of PayPal tegelijk via Stripe én via de rechtstreekse WP Booking System-add-on is geactiveerd. Kies één route en schakel de andere uit.
De refund is uitgevoerd, maar de boeking blijft staan
Een refund wijzigt niet noodzakelijk de volledige boekingsstatus. Verstuur eerst de annuleringsmail, maak de datums beschikbaar en verwijder daarna de boeking handmatig.
Beveiliging
Bescherm de betaalaccounts en technische koppelingen goed.
- Deel nooit wachtwoorden.
- Deel nooit geheime API-sleutels via WhatsApp of gewone e-mail.
- Activeer tweestapsverificatie voor Stripe en PayPal.
- Gebruik een PayPal Business-account van de verhuurder.
- Geef medewerkers alleen de toegang die zij nodig hebben.
- Controleer regelmatig welke personen toegang hebben.
- Verwijder tijdelijke toegang na afronding.
- Plaats geen screenshots online waarop sleutels of financiële gegevens zichtbaar zijn.
Checklist voor livegang
Controleer vóór livegang:
- Het juiste PayPal Business-account is gekoppeld.
- Stripe en PayPal zijn volledig geverifieerd.
- De juiste bankrekening is ingesteld.
- PayPal staat in live-modus.
- De juiste inkomstenbestemming is gekozen.
- Het Payment Method-veld staat in het boekingsformulier.
- PayPal verschijnt op de betaalpagina.
- Alle prijzen en toeslagen kloppen.
- De boeking krijgt na betaling de juiste status.
- De datums worden correct geblokkeerd.
- Gast en beheerder ontvangen de juiste e-mails.
- Een refund is succesvol getest.
- Testboekingen en tijdelijke prijzen zijn verwijderd.
- De normale tarieven zijn hersteld.
Hulp van Hosting Guests
Hosting Guests kan helpen bij het technische gedeelte van de PayPal-koppeling met WP Booking System.
Wij kunnen onder andere:
- De huidige betaalconfiguratie controleren.
- Adviseren over PayPal via Stripe of een rechtstreekse koppeling.
- WP Booking System correct configureren.
- Het betaalveld aan het boekingsformulier toevoegen.
- Prijzen, toeslagen en borg controleren.
- Boekings- en betaalmails instellen.
- Een volledige testboeking uitvoeren.
- Refunds en annuleringen testen.
- De beheerder uitleg geven over het dagelijkse gebruik.
De verhuurder blijft zelf eigenaar en beheerder van Stripe, PayPal, de gekoppelde bankrekening en de boekingsinkomsten. De financiële verificatie en het accepteren van voorwaarden moeten daarom altijd door de verhuurder zelf worden uitgevoerd.
