Verhuur je jouw vakantiehuis via Booking.com én via je eigen website? Dan wil je natuurlijk voorkomen dat dezelfde data op beide plekken geboekt kunnen worden. Met een iCal-koppeling kunnen de beschikbaarheidskalenders van je website en Booking.com met elkaar worden gesynchroniseerd. In deze handleiding leggen we stap voor stap uit hoe je dat doet.
Wat is een iCal-koppeling?
Een iCal-link is eigenlijk een koppeling tussen twee kalenders. Wanneer een periode via Booking.com wordt gereserveerd, kan deze periode ook worden geblokkeerd op je eigen website. Andersom kan een directe boeking via je website worden doorgegeven aan de kalender van Booking.com.
Het gaat hierbij vooral om beschikbaarheid en geblokkeerde data. Gegevens zoals prijzen, betalingen, berichten en volledige gastinformatie worden niet via iCal uitgewisseld. Ook werkt een iCal-koppeling niet volledig realtime. Je website en Booking.com controleren de gekoppelde kalenders periodiek op wijzigingen.
Waarom Booking.com koppelen aan je eigen website?
Booking.com kan een belangrijk kanaal blijven voor de zichtbaarheid en verhuur van je vakantiehuis. Tegelijkertijd kun je via je eigen website gasten rechtstreeks laten reserveren. Je hoeft dus niet te kiezen tussen Booking.com of een eigen website. Beide boekingskanalen kunnen prima naast elkaar worden gebruikt.
Door de kalenders te koppelen, hoef je na iedere reservering niet handmatig data op verschillende plekken te blokkeren. Je eigen website wordt daarmee een zelfstandig boekingskanaal naast Booking.com. Lees ook hoe je met je website meer directe boekingen kunt genereren.
Stap 1. Je ontvangt de iCal-link van je website
De eerste link die je nodig hebt, komt vanuit het boekingssysteem van je website. Hebben wij je website en boekingssysteem ingericht, dan ontvang je deze iCal-link van ons. Je hoeft deze link niet zelf te maken of hiervoor technisch iets aan je website te veranderen.
Verhuur je meerdere vakantiehuizen, appartementen of kamers met ieder een eigen kalender? Dan ontvang je voor iedere kalender een afzonderlijke iCal-link. Let goed op welke link bij welk verblijf hoort. De kalender van bijvoorbeeld Appartement A moet in Booking.com ook daadwerkelijk aan Appartement A worden gekoppeld.
Stap 2. Open de kalenderkoppelingen in Booking.com
Log in op het Extranet van Booking.com en ga naar Rates & Availability. Kies vervolgens Sync calendars. Hier zie je de accommodaties, kamers of units waarvoor je binnen Booking.com een kalenderverbinding kunt instellen.
Heb je meerdere verblijven? Controleer dan eerst of deze overeenkomen met de afzonderlijke kalenders op je website. Selecteer vervolgens het verblijf dat je als eerste wilt koppelen en klik bij dit verblijf op Add calendar connection.
Stap 3. Voeg de iCal-link van je website toe aan Booking.com
Booking.com vraagt nu om de kalenderlink van het andere boekingskanaal. Je ziet hiervoor het veld Copy and paste your calendar link below. Plak hier de iCal-link die je voor dit specifieke verblijf hebt ontvangen.
Daaronder vraagt Booking.com om een Calendar name. Kies een herkenbare naam, bijvoorbeeld Eigen website, Website Villa Sol of Website – Appartement A. Deze naam helpt je om later eenvoudig te herkennen welke kalender aan Booking.com is gekoppeld.
Stap 4. Controleer de kalender en ga verder
Controleer nog één keer of je de juiste iCal-link bij het juiste verblijf hebt ingevoerd. Dit is vooral belangrijk wanneer je meerdere kamers, appartementen of vakantiehuizen verhuurt. Klik daarna op Next step om verder te gaan met de kalenderverbinding.
Booking.com verwerkt nu de kalender van je website. Daarmee is de eerste richting van de koppeling ingesteld. Reserveringen en geblokkeerde periodes die via de iCal-feed van je website worden aangeboden, kunnen hierdoor worden meegenomen in de beschikbaarheid op Booking.com.
Stap 5. Exporteer de Booking.com-kalender
We zijn nu pas halverwege. Je wilt namelijk niet alleen dat je website informatie aan Booking.com doorgeeft. Een reservering die via Booking.com binnenkomt, moet uiteindelijk ook de juiste periode in de kalender op je eigen website blokkeren.
Booking.com geeft je daarom de mogelijkheid om de kalender van het betreffende verblijf te exporteren. Je krijgt hiervoor vanuit Booking.com een eigen iCal-link. Kopieer deze link goed. Dit is de link die nodig is om de andere richting van de synchronisatie in te stellen.
Stap 6. Stuur de Booking.com iCal-link naar ons terug
Stuur de iCal-link die je van Booking.com krijgt naar ons door. Vermeld daarbij altijd duidelijk bij welk vakantiehuis, appartement of welke kamer de link hoort. Zeker wanneer je meerdere verblijven verhuurt, is dit belangrijk om te voorkomen dat de verkeerde kalenders met elkaar worden verbonden.
Wij voegen de Booking.com-link vervolgens toe aan de juiste kalender van je website. Je hoeft hiervoor zelf niets in het beheer van je website aan te passen. Zodra dit is ingesteld, zijn de beschikbaarheidskalenders van je website en Booking.com in beide richtingen met elkaar verbonden.
Stap 7. Herhaal dit voor ieder verblijf
Heb je maar één vakantiehuis met één kalender? Dan hoef je bovenstaande stappen maar één keer uit te voeren. Heb je meerdere afzonderlijk boekbare kamers, appartementen of vakantiehuizen, dan moet ieder verblijf zijn eigen kalenderverbinding krijgen.
Herhaal daarom de stappen voor iedere kalender. Gebruik steeds de website-iCal-link die specifiek bij dat verblijf hoort en stuur vervolgens ook de bijbehorende Booking.com iCal-link terug. Zo ontstaat voor ieder verblijf een afzonderlijke koppeling en blijft de beschikbaarheid netjes gescheiden.
Hoe ziet de complete koppeling eruit?
Uiteindelijk zijn er per verblijf twee verbindingen. De iCal-link van je website wordt toegevoegd aan Booking.com. Vervolgens wordt de iCal-link van Booking.com toegevoegd aan je website. Die tweede stap kunnen wij voor je uitvoeren.
Komt er daarna een directe boeking binnen via je eigen website, dan kan Booking.com die bezette periode overnemen. Komt de reservering via Booking.com binnen, dan kan de kalender op je website deze periode overnemen. Zo verklein je de kans dat dezelfde periode via beide kanalen wordt geboekt.
Belangrijk: een iCal-koppeling is niet realtime
Een iCal-koppeling is een kalendersynchronisatie en geen volledig realtime channel-managementsysteem. Een nieuwe boeking is daarom niet noodzakelijk dezelfde seconde op het andere kanaal zichtbaar. De gekoppelde kalenders worden met tussenpozen opnieuw ingelezen. Houd hier rekening mee wanneer je meerdere boekingskanalen naast elkaar gebruikt.
Controleer na het instellen altijd of de koppeling correct werkt. Test bijvoorbeeld met een geblokkeerde of gereserveerde periode en controleer of deze later ook aan de andere kant als niet beschikbaar verschijnt. Zo weet je zeker dat de juiste kalenders met elkaar zijn verbonden.
Wat synchroniseert iCal wel en niet?
Zie iCal vooral als een manier om de beschikbaarheid van je kalender tussen Booking.com en je website te synchroniseren. Het is geen koppeling waarmee je volledige reserveringen, prijzen, betalingen, berichten en alle gastgegevens automatisch van het ene systeem naar het andere verplaatst.
Je blijft daarom je eigen website gebruiken voor directe boekingen en Booking.com voor reserveringen die via Booking.com binnenkomen. De kalenderkoppeling zorgt er vooral voor dat beide boekingskanalen rekening kunnen houden met de beschikbaarheid van het andere kanaal.
Gebruik je naast Booking.com ook Airbnb?
Verhuur je naast Booking.com ook via Airbnb? Dan kun je een vergelijkbare koppeling gebruiken om ook die kalender met je eigen website te synchroniseren. Het principe lijkt op elkaar, maar de stappen binnen Airbnb zijn anders dan binnen Booking.com.
Daarom hebben we hiervoor een aparte handleiding gemaakt. Lees onze uitleg over het koppelen van je website aan Airbnb met iCal.
Booking.com én directe boekingen naast elkaar
Het koppelen van je kalender betekent niet dat je moet stoppen met Booking.com. Booking.com kan voor bereik en nieuwe gasten zorgen, terwijl je eigen website daarnaast steeds belangrijker kan worden als direct boekingskanaal.
Op je eigen website bepaal je zelf hoe je vakantiehuis wordt gepresenteerd en kun je gasten rechtstreeks laten reserveren. Wil je minder afhankelijk worden van boekingsplatformen? Lees dan meer over directe boekingen genereren voor je vakantieverblijf.
Nog geen eigen vakantiehuis website met boekingssysteem?
Heb je nog geen eigen website waarop gasten je vakantiehuis kunnen bekijken en rechtstreeks kunnen boeken? Dan kan een eigen website de basis vormen voor een extra boekingskanaal naast Booking.com. Je behoudt Booking.com voor bereik, terwijl je tegelijkertijd werkt aan je eigen directe boekingen.
Hosting Guests bouwt websites voor vakantiehuizen met onder andere beschikbaarheid, een eigen boekingsflow en mogelijkheden om externe kalenders te koppelen. Bekijk meer informatie over een vakantiehuis website laten maken.
Meer uitleg vanuit Booking.com
De exacte benamingen en schermen in het Booking.com Extranet kunnen in de loop van de tijd veranderen. Booking.com heeft daarom zelf ook een uitgebreide handleiding waarin wordt uitgelegd hoe je externe kalenders importeert en je Booking.com-kalender exporteert.
Kom je tijdens het instellen een scherm tegen dat afwijkt van deze handleiding? Bekijk dan de officiële uitleg van Booking.com over het synchroniseren van kalenders.
Booking.com koppelen aan je website samengevat
De koppeling bestaat uit twee delen. Eerst voeg je de iCal-link van je website toe aan het juiste verblijf in Booking.com. Daarna kopieer je de iCal-link die Booking.com voor dat verblijf beschikbaar stelt en stuur je deze terug. Deze wordt vervolgens aan de kalender op je website toegevoegd.
Heb je meerdere verblijven? Voer deze stappen dan afzonderlijk uit voor iedere kamer, woning of unit. Zo zorg je ervoor dat iedere Booking.com-kalender met de juiste kalender op je eigen website communiceert en houd je de beschikbaarheid op beide plekken zo goed mogelijk met elkaar in lijn.
