Betaalmethodes instellen in WP Booking System

Met online betalingen kunnen gasten hun verblijf direct tijdens het boeken afrekenen. WP Booking System berekent het bedrag, terwijl een betaalprovider zoals Stripe, PayPal of Mollie de daadwerkelijke betaling verwerkt.

In deze handleiding leggen we uit wat wij als Hosting Guests voor je kunnen instellen en welke onderdelen je als verhuurder zelf moet regelen.

Quick check

Controleer vóórdat je online betalingen activeert of je het volgende hebt geregeld:

Een zakelijk account bij een betaalprovider, bijvoorbeeld Stripe.
Een bankrekening waarop de boekingsinkomsten mogen worden uitbetaald.
Bedrijfs- en contactgegevens voor de accountverificatie.
Correct ingestelde prijzen in WP Booking System.
Duidelijke voorwaarden voor annuleringen en terugbetalingen.
Een privacyverklaring en algemene voorwaarden op de website.
Een werkend zakelijk e-mailadres voor boekingsbevestigingen.
Een volledige testboeking voordat de website livegaat.

Wie is waarvoor verantwoordelijk?

Hosting Guests kan het technische gedeelte in WordPress en WP Booking System voor je instellen. Het financiële account moet echter altijd door de verhuurder of onderneming zelf worden beheerd.

Hosting Guests kan helpen met:

Het activeren en configureren van betalingen in WP Booking System.
Het koppelen van het boekingsformulier aan de juiste kalender.
Het instellen van prijzen per nacht.
Het instellen van seizoensprijzen en weekendtarieven.
Het toevoegen van schoonmaakkosten, toeristenbelasting en andere toeslagen.
Het instellen van een borg of aanbetaling.
Het zichtbaar maken van de gewenste betaalmethodes.
Het instellen van betaal- en boekingsmails.
Het uitvoeren van een volledige testboeking.
Het controleren van betalingen, refunds en beschikbaarheid.

De verhuurder moet zelf:

Een account bij Stripe, PayPal of een andere betaalprovider aanmaken.
De identiteit en bedrijfsgegevens verifiëren.
De juiste bankrekening koppelen.
De voorwaarden van de betaalprovider accepteren.
Eventuele aanvullende betaalmethodes activeren.
Controleren waar inkomsten worden uitbetaald.
Transactiekosten en uitbetalingen administratief verwerken.
Beslissen over annuleringen, terugbetalingen en betaalvoorwaarden.

Gebruik nooit het persoonlijke Stripe- of PayPal-account van de websitebouwer. Boekingsinkomsten moeten rechtstreeks binnenkomen bij de verhuurder of de onderneming die de accommodatie exploiteert.

Hoe werken betalingen binnen WP Booking System?

WP Booking System bestaat uit verschillende onderdelen die samen het uiteindelijke bedrag bepalen:

Kalender: bevat de beschikbaarheid en prijs per dag of nacht.
Boekingsformulier: verzamelt de gegevens van de gast.
Prijsvelden: voegen bijvoorbeeld schoonmaakkosten, toeristenbelasting of extra diensten toe.
Betaalveld: toont de beschikbare betaalmethodes.
Betaalprovider: verwerkt de betaling en verzorgt de uitbetaling.

Het activeren van een betaalprovider in de algemene instellingen is niet altijd voldoende. Het juiste betaalveld moet ook aan het gebruikte boekingsformulier zijn toegevoegd.

De prijs per nacht instellen

Voordat online betalingen kunnen worden getest, moet iedere kalender een basisprijs hebben.

Controleer onder andere:

De standaardprijs per nacht.
Afwijkende prijzen per seizoen.
Eventuele weekendtarieven.
Minimumaantal nachten.
Schoonmaakkosten.
Toeristenbelasting.
Borg of waarborgsom.
Kortingen en kortingscodes.
Eventuele prijzen per persoon.

Voor een accommodatie die per nacht wordt verhuurd, moet de datumselectie als een verblijf met een aankomst- en vertrekdag worden ingesteld. Zo betaalt de gast bijvoorbeeld vijf nachten bij een verblijf van 6 tot en met 11 augustus.

Stripe gebruiken voor boekingsbetalingen

Stripe is een veelgebruikte betaalprovider waarmee verschillende betaalmethodes binnen één omgeving kunnen worden beheerd.

Afhankelijk van het land, de valuta, het apparaat en de Stripe-configuratie kunnen onder andere de volgende betaalmethodes beschikbaar zijn:

Creditcard en debitcard.
iDEAL en Wero.
Bancontact.
Revolut Pay.
Apple Pay.
Google Pay.
PayPal, wanneer deze afzonderlijk is geactiveerd en gekoppeld.

Niet iedere betaalmethode wordt aan iedere gast getoond. Sommige methodes verschijnen alleen in bepaalde landen, valuta, browsers of op ondersteunde apparaten.

Wat moet de verhuurder in Stripe regelen?

De verhuurder maakt zelf het Stripe-account aan en rondt de financiële verificatie af.

Maak een Stripe-account aan op naam van de verhuurder of onderneming.
Vul de officiële bedrijfs- en contactgegevens in.
Doorloop de identiteitsverificatie.
Koppel de bankrekening waarop Stripe mag uitbetalen.
Controleer de bedrijfsnaam die gasten op hun afschrift zien.
Stel de gewenste uitbetalingsfrequentie in.
Activeer de gewenste betaalmethodes.
Controleer de e-mailinstellingen voor betaalbewijzen en refunds.
Bekijk de ingestelde valuta en landen.
Controleer of het account volledig geschikt is voor livebetalingen.

Stripe kan aanvullende documenten vragen, zoals een identiteitsbewijs, adresbewijs, bankrekeningbewijs of bedrijfsregistratie. Deze informatie moet door de verhuurder zelf worden aangeleverd.

Stripe koppelen aan WP Booking System

Hosting Guests kan de technische koppeling met WP Booking System verzorgen. Afhankelijk van de gebruikte versie en betaalmodule gebeurt dit via een officiële verbinding of via Stripe API-sleutels.

De technische configuratie bestaat doorgaans uit:

De Stripe-betaalmodule activeren.
Stripe veilig met WordPress verbinden.
De juiste betaalmethodes selecteren.
Stripe aan het boekingsformulier toevoegen.
De gewenste valuta instellen.
Controleren of de boeking na betaling de juiste status krijgt.
Betaal- en boekingsbevestigingen instellen.
Een testbetaling en refund uitvoeren.

De geheime Stripe API-sleutel mag nooit via WhatsApp of gewone e-mail worden verstuurd. Gebruik bij voorkeur een veilige toegangsmethode of nodig Hosting Guests tijdelijk als teamlid uit wanneer ondersteuning in het Stripe-dashboard nodig is.

Welke Stripe-betaalmethodes zijn interessant?

Welke betaalmethodes belangrijk zijn, hangt af van de doelgroep van de accommodatie.

Voor Nederlandse gasten:

iDEAL of Wero.
Creditcard en debitcard.
Apple Pay en Google Pay.

Voor Belgische gasten:

Bancontact.
Creditcard en debitcard.
Apple Pay en Google Pay.

Voor internationale gasten:

Creditcard en debitcard.
Apple Pay en Google Pay.
PayPal.
Eventueel aanvullende lokale betaalmethodes voor belangrijke doelmarkten.

Meer betaalmethodes kunnen de drempel tijdens het afrekenen verlagen, maar activeer niet zonder reden iedere beschikbare methode. Een overzichtelijke betaalpagina met herkenbare opties werkt doorgaans het prettigst.

Apple Pay en Google Pay

Apple Pay en Google Pay worden vaak als digitale wallets via Stripe aangeboden. Deze betaalmethodes worden alleen weergegeven wanneer het apparaat en de browser van de gast ze ondersteunen.

Het is daarom normaal dat je Apple Pay bijvoorbeeld wel op een geschikte iPhone of Mac ziet, maar niet op ieder ander apparaat. Google Pay kan op vergelijkbare wijze afhankelijk zijn van de browser en de instellingen van de gast.

Controleer tijdens het testen:

Of het domein correct is gekoppeld en geverifieerd.
Of de digitale wallet in Stripe actief staat.
Of het gebruikte apparaat de betaalmethode ondersteunt.
Of de boekingspagina via een geldige HTTPS-verbinding wordt geladen.

PayPal toevoegen via Stripe

PayPal kan bij geschikte Stripe-accounts rechtstreeks vanuit het Stripe-dashboard worden geactiveerd. Hiervoor moet de verhuurder een eigen PayPal Business-account koppelen.

De verhuurder voert hiervoor de volgende stappen uit:

Log in op het eigen Stripe-account.
Ga naar de instellingen voor betaalmethodes.
Zoek PayPal en kies Inschakelen.
Kies waar PayPal-inkomsten moeten worden vereffend.
Klik op Koppelen met PayPal.
Log in met het eigen PayPal Business-account of maak er een aan.
Accepteer de gevraagde machtigingen.
Controleer na terugkomst in Stripe of PayPal actief is.

Wanneer de PayPal-inkomsten met het Stripe-saldo worden vereffend, worden de betalingen op een vergelijkbare manier als andere Stripe-betalingen beheerd. Uitbetalingen, rapportage en veel administratieve handelingen blijven dan centraal binnen Stripe.

Wanneer PayPal-inkomsten in PayPal blijven staan, moet de verhuurder ook de uitbetalingen en het saldo binnen PayPal beheren.

Wat moet de verhuurder in PayPal regelen?

Voor zakelijke verhuur is doorgaans een PayPal Business-account nodig. De verhuurder moet dit account zelf beheren.

Controleer binnen PayPal:

Of het account op de juiste persoon of onderneming staat.
Of het e-mailadres is bevestigd.
Of de identiteit en bedrijfsgegevens zijn geverifieerd.
Of de juiste bankrekening is gekoppeld.
Of de juiste valuta kunnen worden ontvangen.
Of uitbetalingen correct zijn ingesteld.
Wie verantwoordelijk is voor refunds en geschillen.

Hosting Guests kan helpen bij de technische stappen, maar de verhuurder moet zelf inloggen en de financiële voorwaarden accepteren.

PayPal rechtstreeks koppelen

Afhankelijk van de beschikbare uitbreiding kan PayPal ook rechtstreeks aan WP Booking System worden gekoppeld, zonder dat PayPal via Stripe loopt.

Bij een rechtstreekse koppeling worden PayPal-betalingen en het PayPal-saldo afzonderlijk beheerd. Dit kan betekenen dat:

Uitbetalingen via PayPal worden beheerd.
Refunds uit het PayPal-saldo worden betaald.
Rapportages over Stripe en PayPal afzonderlijk moeten worden gecontroleerd.
Extra technische gegevens of API-instellingen nodig zijn.

Wanneer PayPal via Stripe beschikbaar is, is centraal beheer via Stripe voor veel verhuurders eenvoudiger. Welke route het beste is, hangt af van het bestaande account, de administratie en de beschikbare WP Booking System-module.

Andere betaalproviders gebruiken

Naast Stripe en PayPal kan WP Booking System, afhankelijk van de licentie en geïnstalleerde uitbreidingen, ook met andere betaaloplossingen worden gebruikt.

Mogelijke alternatieven zijn:

Mollie.
Bankoverschrijving.
Betaling bij aankomst.
WooCommerce Checkout met een ondersteunde betaalprovider.

Bij iedere externe betaalprovider moet de verhuurder zelf een account aanmaken, de verificatie afronden en een bankrekening koppelen.

Mollie als alternatief

Mollie is een mogelijke betaalprovider voor Europese accommodaties. Ook hiervoor moet de verhuurder zelf een Mollie-account aanmaken en verifiëren.

De verhuurder regelt binnen Mollie:

De persoonlijke en zakelijke verificatie.
De gekoppelde bankrekening.
Het websiteprofiel.
De gewenste betaalmethodes.
De uitbetalingsinstellingen.
De verwerking van eventuele aanvullende controles.

Hosting Guests kan vervolgens helpen bij het koppelen van Mollie aan WP Booking System, mits de benodigde betaalmodule beschikbaar is.

Bankoverschrijving en betaling bij aankomst

WP Booking System kan ook offline betaalmethodes aanbieden. Hierbij wordt de betaling niet direct online verwerkt.

Bij een bankoverschrijving ontvangt de gast betaalinstructies. De beheerder moet vervolgens handmatig controleren of het bedrag is ontvangen en de boeking als betaald markeren.

Bij betaling bij aankomst wordt de reservering zonder online betaling ingediend. Deze optie verlaagt mogelijk de directe betaaldrempel, maar vergroot ook het risico op annuleringen en gasten die niet verschijnen.

Maak bij offline betalingen altijd duidelijk:

Binnen welke termijn moet worden betaald.
Wanneer de boeking definitief is.
Wat er gebeurt als de betaling uitblijft.
Welke annuleringsvoorwaarden gelden.

Volledige betaling of aanbetaling?

Bepaal vooraf hoeveel een gast tijdens het boeken moet betalen.

Mogelijke betaalmodellen zijn:

Het volledige bedrag direct betalen.
Een percentage als aanbetaling betalen.
Een vast bedrag als aanbetaling betalen.
Het resterende bedrag op een later moment betalen.
Betalen bij aankomst.

Bij een aanbetaling moet duidelijk worden vermeld:

Welk bedrag nu wordt betaald.
Welk bedrag nog openstaat.
Wanneer het resterende bedrag moet worden voldaan.
Hoe de gast de tweede betaling kan uitvoeren.
Welke voorwaarden gelden bij annulering.

Een borg instellen

Voor vakantiewoningen kan een terugbetaalbare borg worden toegevoegd. Deze wordt doorgaans samen met de boeking of de laatste betaling geïnd.

Leg duidelijk vast:

Hoe hoog de borg is.
Wanneer deze wordt geïnd.
Wanneer deze normaal wordt terugbetaald.
Welke schade of kosten ermee mogen worden verrekend.
Hoe de gast wordt geïnformeerd over de refund.

Controleer bij een annulering altijd of de borg afzonderlijk moet worden terugbetaald. Een refund van de verblijfskosten betekent niet automatisch dat ook de borg is verwerkt.

Annuleringen en refunds

Het verwijderen van een boeking zorgt niet automatisch voor een terugbetaling. Voer daarom altijd eerst de refund uit en verwijder daarna pas de boeking.

Aanbevolen werkwijze:

Open de boeking in WP Booking System.
Controleer het betaalde bedrag.
Controleer de annuleringsvoorwaarden.
Bereken het terug te betalen bedrag.
Open Payment Details.
Voer de refund uit.
Betaal indien nodig ook de borg terug.
Controleer de refundstatus bij de betaalprovider.
Stuur de gast een annulerings- en refundbevestiging.
Maak de datums opnieuw beschikbaar.
Verwijder daarna pas de boeking.

Afhankelijk van de bank en betaalmethode kan het enkele werkdagen duren voordat de gast de terugbetaling ziet.

Beveiliging van betaalgegevens

Ga zorgvuldig om met accounts, API-sleutels en financiële gegevens.

Deel nooit geheime API-sleutels via WhatsApp of gewone e-mail.
Deel geen wachtwoorden met een websitebouwer of medewerker.
Gebruik individuele teamaccounts wanneer een provider dit ondersteunt.
Activeer tweestapsverificatie voor Stripe en PayPal.
Controleer regelmatig welke personen toegang hebben.
Verwijder toegang zodra ondersteuning is afgerond.
Plaats geen screenshots waarop sleutels, rekeninggegevens of herstelcodes zichtbaar zijn.

Testmodus gebruiken

Gebruik waar mogelijk eerst de test- of sandboxmodus. Hiermee kan de volledige boekingsroute worden gecontroleerd zonder een echte betaling uit te voeren.

Test in ieder geval:

Een geslaagde betaling.
Een mislukte betaling.
Een geannuleerde betaling.
Een volledige refund.
Een gedeeltelijke refund.
Een refund van de borg.
Een boeking met een eventuele aanbetaling.
De e-mails aan de gast en beheerder.

Een volledige testboeking uitvoeren

Stel tijdelijk een veilige testprijs in of gebruik de sandboxmodus.
Open de boekingspagina in een privévenster.
Selecteer een beschikbare aankomst- en vertrekdatum.
Controleer het aantal berekende nachten.
Controleer alle prijzen, toeslagen en de borg.
Vul het boekingsformulier volledig in.
Kies een betaalmethode.
Rond de betaling af.
Controleer de betaling in Stripe of de gebruikte provider.
Controleer of de boeking in WP Booking System verschijnt.
Controleer of de datums worden geblokkeerd.
Controleer alle verzonden e-mails.
Accepteer de boeking en controleer de bevestigingsmail.
Voer een testrefund uit.
Controleer of het volledige bedrag correct is terugbetaald.
Verwijder de testboeking.
Maak de testdatums weer beschikbaar.
Zet de normale prijzen terug.

Wat moet je na de test controleren?

Klopt de prijs per nacht?
Klopt het aantal nachten?
Worden schoonmaakkosten en belastingen correct toegevoegd?
Wordt de borg correct berekend?
Verschijnen alleen de gewenste betaalmethodes?
Komt het bedrag in het juiste Stripe- of PayPal-account terecht?
Wordt naar de juiste bankrekening uitbetaald?
Krijgt de gast de juiste e-mails?
Krijgt de beheerder een melding van de boeking?
Worden de geboekte datums correct geblokkeerd?
Werkt een volledige en gedeeltelijke refund?
Worden geannuleerde datums weer beschikbaar?

Live gaan

Ga pas live nadat de volledige boekings- en betaalroute succesvol is getest.

Controleer voor livegang:

Dat de test- of sandboxmodus is uitgeschakeld.
Dat de livekoppeling met de betaalprovider actief is.
Dat alle tijdelijke testprijzen zijn verwijderd.
Dat testboekingen zijn verwijderd.
Dat normale prijzen en toeslagen zijn hersteld.
Dat de juiste betaalmethodes actief zijn.
Dat boekings- en betaalmails correct staan ingesteld.
Dat de annuleringsvoorwaarden zichtbaar zijn.
Dat de beheerder weet hoe betalingen en refunds worden verwerkt.

Dagelijks beheer

De verhuurder blijft verantwoordelijk voor het financiële beheer nadat de website live is.

Controleer regelmatig:

Nieuwe en mislukte betalingen.
Openstaande boekingen.
Uitbetalingen naar de bankrekening.
Refunds en eventuele geschillen.
Berichten van Stripe, PayPal of een andere provider.
Wijzigingen in transactiekosten.
Verzoeken om aanvullende verificatie.
Of de actieve betaalmethodes nog aansluiten op de doelgroep.

Hulp van Hosting Guests

Hosting Guests helpt bij de technische inrichting van het online boekings- en betaalproces.

Wij kunnen onder andere helpen met:

Het configureren van WP Booking System.
Het instellen van prijzen, toeslagen, aanbetalingen en borg.
Het technisch koppelen van Stripe of een andere ondersteunde betaalprovider.
Het activeren van de gewenste betaalmethodes in het boekingsformulier.
Het instellen van boekings- en betaalmails.
Het testen van betalingen en refunds.
Het controleren van de complete boekingsroute.
Het uitleggen van het dagelijkse beheer aan de verhuurder.

De verhuurder blijft zelf eigenaar van de betaalaccounts, bankrekening en boekingsinkomsten. Ook de financiële verificatie en het accepteren van de voorwaarden moeten door de verhuurder zelf worden uitgevoerd.

Conclusie

Een goed ingericht betaalproces zorgt voor vertrouwen en maakt het boeken eenvoudiger. Gebruik een herkenbare combinatie van betaalmethodes, houd het afrekenproces overzichtelijk en test iedere stap voordat de website livegaat.

Stripe is voor veel accommodaties een praktische centrale oplossing. PayPal kan een waardevolle aanvulling zijn voor internationale gasten. Welke combinatie het beste werkt, hangt af van de doelgroep, het land van de verhuurder en de gewenste administratie.

Hosting Guests kan de technische inrichting en tests verzorgen. De verhuurder regelt zelf de financiële accounts, verificatie en uitbetalingsgegevens.